„Nem akarom ezt a feladatot kiadni a kezemből, mert mire elmondom, mit kell csinálni, már meg is csináltam.” „Csak én tudom ezt jól megcsinálni, nem bízom abban, hogy más hasonló színvonalon megcsinálja.” Ugye ismerősek ezek a gondolatok? Sok cégvezető fejében fordulnak meg ezek a mondatok nap mint nap, de sajnos ez a hozzáállás nem a cég érdekeit szolgálja. Hosszú távon visszaesést, hanyatlást, nem pedig fejlődést hoz a vállalkozásba a delegálás hiánya, hiszen minden fontos feladat a vezető vállát nyomja, akinek így nincs ideje a tényleges vezetéssel foglalkozni.
Olvass tovább, hogy megtudd, hogyan lehet és hogyan érdemes JÓL delegálni ahhoz, hogy a vállalkozásod sikeres lehessen, te pedig nyugodt maradhass.
Kezdjük az alapokkal!
Létezik cégen belüli és cégen kívüli delegálás. Bizonyos feladatokat ki lehet adni a kollégáknak, de akadnak olyanok is, amikre külsős alvállalkozó lehet az optimális megoldás – tipikusan ilyen lehet a marketing. Ez akkor jó döntés, ha cégen belül nincs kapacitásunk az adott task megoldására, vagy sem mi, sem a kollégáink nem rendelkeznek a megfelelő kompetenciával e téren.
Milyen feladatokat célszerű delegálni házon belül és házon kívül?
A delegálás a vezetés velejárója, hiszen egy idő után lehetetlenné válik, hogy minden kardinális kérdést a vezető oldjon meg egy személyben. Olyan emberekkel vagy alvállalkozókkal kell körülvennie magát, akik tudásában megbízik és biztos abban, hogy magas színvonalon végzik el a rájuk bízott feladatokat.
Házon belül akkor célszerű delegálni, ha az adott feladatra megvan a megfelelő szakember vagy szakemberekből álló gárda. Egy nagyobb cégnél különböző osztályok működnek, így van pénzügy, logisztika, HR és marketing osztály is. Ebben az esetben a delegálás automatikus, minden osztály végzi a saját feladatát és a vezető ténylegesen a vezetéssel foglalkozhat.
Kis- és középvállalatoknál a helyzet már nem ilyen egyszerű. Hiszen nehéz pénzügyileg fenntartani egész osztályokat, és ekkora munkamennyiségnél nem is valószínű, hogy egy szakember teljes munkaidejét elviszi az adott feladat. Ekkor érdemes részmunkaidős szakemberekben, vagy házon kívüli delegálásban gondolkozni.
Házon kívüli delegálás
Egy kis- vagy középvállalat esetében már nem egyértelmű a különböző osztályok megléte. Gyakran csak a vállalkozás profiljára tartozó tevékenységre vannak meg a szakemberek és minden más, a cég munkáját támogató folyamatot kiszervezhetsz. Érdemes ebben a helyzetben átgondolni, hogy milyen folyamatokat lehet kiadni külsős cégnek ahelyett, hogy házon belül próbálnánk megoldani azt.
Milyen előnyökkel jár, ha házon kívülre delegálunk?
- komplett csapat dolgozik az adott feladaton egy kolléga helyett
- időt spórol a cégnek, a belsős kollégák más projektekre állíthatóak rá
- hatékonyabban és professzionálisabban oldják meg a feladatot, hiszen minden nap ezzel foglalkoznak, ez a szakterületük
- havidíj: a belsős kolléga bérét neked kell kitermelni, míg a legtöbb alvállalkozó fix havidíjjal dolgozik, amiben akár 4-5 szakember díja is benne van
- professzionális kivitelezés: egy külsős cégtől elvárható, hogy a pénzedért a szaktudása legjavát nyújtsa neked
- gyors váltás: elégedetlenség esetén egy alvállalkozót gyorsabban és egyszerűbben tudsz lecserélni, mint egy belsős kollégát
Milyen feladatoknál jöhet szóba a delegálás?
Számos olyan terület van, amit érdemes házon kívülre delegálni. Ezek lehetnek például a könyvelés, a jogi tanácsadás, a logisztika, takarítás vagy éppen a teljes marketing. Jellemzően olcsóbban, magasabb szaktudást vehetsz így.
A fentiek mind olyan komoly tudást és szakértelmet igényfő feladatok. Ezekre fel lehet venni saját kollégákat, de még úgy sem biztos, hogy tökéletes hatékonysággal fognak működni ezek a részlegek.
Az online marketingben napról napra változnak a trendek. Folyamatosan képezni kell magukat a szakembereknek, hogy naprakészek legyenek a legújabb irányzatok terén. Ami tegnap még trendi volt és hatékonyan működött, ma már elavult és új irányokra van szükség.
A delegálást lehet jól és rosszul és csinálni. Előfordulhat, hogy leadunk olyan feladatokat, amiket mindenképpen nekünk kell megcsinálni, hiszen csak mi tudjuk képviselni cégünket az adott kérdésben. Az is gyakran előfordul, hogy túlzott kontroll alatt tartjuk a kollégákat, vagy a megbízott alvállalkozókat. Holott a cél éppen az lenne, hogy a mi munkánkon könnyítsenek. Vizsgáljuk most meg ezt a kérdéskört, vagyis a delegálás rossz folyamatát.
Mit ne delegáljunk, és mit érdemes külsős cégnek delegálni?
Vannak olyan feladatok, amiket természetükből fakadóan nem lehet delegálni. Olyan speciális szaktudást, kompetenciát igényel, amivel csak a vezető rendelkezik. Vagy szükség van hozzá a vezető kapcsolati hálójára, esetleg hitelvesztés lehet a vége, ha más csinálná. Vannak olyan feladatok is, amik belsős kollégára nem delegálhatóak, de egy alvállalkozó tökéletesen el tudja azt végezni.
Ne delegáljunk:
- Teljesítményértékelést. A kollégák a te értékelésedre, a te kritikádra vagy dicséretedre kíváncsiak, az az érték, ha a vezető személyesen osztja meg velük, mit gondol a munkájukról.
- Válsághelyzetet. A koronavírus alatt különösen előtérbe került ez a kérdés. Már tapasztalt vezetők is olyan súlyos helyzetbe kerültek, amikre ők sem voltak felkészülve. Ilyen szituációban a partnereid és a kollégáid is tőled várják a megoldást, de minimum az útmutatást. Maradj higgadt, és a fontos döntéseket hozd meg te magad! Ez azonban már egy átmenetet képez a delegálás folyamatában, hiszen egy külsős partner például tanácsadóként segíthet a válsághelyzet megoldásában. Vagy egy jó marketing ügynökség tökéletes válságkommunikációs stratégiát készíthet számodra.
- Felsővezetői döntéseket és bizalmi ügyeket. Ebben csak nekünk és a velünk egy szinten lévőknek van kompetenciája.
Delegáljuk, de külsős szakembernek:
- Olyan feladatokat, amikre az adott csapat vagy kolléga még nem érett meg, vagy nem megfelelő a szakmai kompetenciája. Ebben az esetben hiába van pontos feladatkiírás és tökéletes briefelés, ha a megbízottak még nem látják át a pontos feladatokat és megoldásokat.
- Amit mi magunk sem szeretünk végrehajtani. Nem szerencsés az ilyen feladatokat rábízni egy kollégára, hiszen, ha mi sem szeretünk vele foglalkozni, akkor az átadás sem lesz gördülékeny. Így a rossz hozzáállást is átadhatjuk a feladattal együtt. Egy alvállalkozó azonban remekül megoldja ezeket a helyzeteket, ha szaktudásába vág a feladat.
Most, hogy ismerjük a delegálás előnyeit és rávilágítottunk olyan feladatokra, amiket nem szerencsés kiszervezni, nézzük meg, hogyan is kell JÓL delegálni.
A helyes delegálás lépései
Tudom, hogy nem egyszerű kiengedni a kezedből a gyeplőt, de fontos, hogy meg tudd tenni. Jó esetben vezetőként olyan emberekkel vesszük körül magunkat vállalkozásunkban, akikben bízunk és tudjuk, hogy képesek a vállalkozás érdekeit szem előtt tartva maximálisan teljesíteni a feladatukat. Ha olyan feladatok adódnak a cégnél, amit sem mi, sem a kollégáink nem tudnának tökéletesen teljesíteni, akkor pedig fontos, hogy egy külsős szakértői gárdának tudjuk kiadni a feladatot. Az alábbi lépéseket követve sikeresen delegálhatsz fontos feladatokat.
1. Határozd meg a pontos feladatot
Ez lehet egy részfeladat, vagy teljes projekt. A lényeg, hogy pontosan tudd, mi a feladat, mik a végrehajtás lépései, és ezeket a lépéseket ismertesd azokkal, akik részt fognak venni a megoldásban.
2. Tudd, hogy milyen eredményt vársz a delegálástól
Pontosan határozd meg, hogy milyen végeredményt kell elérniük azoknak, akik az adott delegált projekten dolgozni fognak.
3. A megfelelő csapatot vagy alvállalkozót jelöld ki az adott feladatra
Csak olyanra bízd az adott munkát, aki rendelkezik a megfelelő kompetenciával, szaktudással és a leghatékonyabban tudja végrehajtani a feladatot.
4. Minden tudás és eszköz legyen közismert
Adj át minden információt, mondd el, milyen eszközöket, forrásokat használhatnak, mi a büdzsé, mi a határidő és kik az adott részfeladatok felelősei. Azon nem bukhat meg egy delegált projekt, hogy a vezető félinformációkat nyújt, vagy nem pontosan határozza meg az eszközöket.
5. Kérdezz vissza, hogy mindenki tisztában van-e a feladatával
Bizonyosodj meg róla, hogy mindenki értette a részleteket, és minden információ eljutott a megfelelő személyekhez.
6. Ha szükségesnek érezed, időnként kérdezz rá a munka haladtára
Itt szokták a vezetők a delegálás legnagyobb hibáját elkövetni, a mikromenedzselést. Ez az a szituáció, amikor a vezető látszatra delegálta a feladatot, de minden egyes apró részletét ellenőrzi, mindenre rákérdez, minden egyes levelet kiküldés előtt elolvas. Nem bízik meg a csapatban, és akkor érzi csak biztonságban a projektet, ha mindent saját maga ellenőriz.
Ez homlok egyenest ellent mond a delegációnak, hiszen nem hogy időt nyerne magának a vezető, hanem pont hogy sokkal többet tölt azzal, hogy kollégáit, alvállalkozóit ellenőrizze.
Tudjuk, hogy minden vezetőnek a saját cége a legfontosabb és nehezen engedi ki a kezei közül az irányítást, de egy idő után nem lehet mindent egyedül csinálni, hiszen az a cég fejlődésének útjába áll. Muszáj elengedni feladatokat annak érdekében, hogy a vállalkozás fejlődhessen és a vezető a fejlesztéssel és a vezetői feladatokkal foglalkozhasson a könyvelés, a bevásárlás vagy a Facebook posztok megírása helyett. Ez a probléma akkor is gyakori, amikor alvállalkozóknak adják ki a munkát, így erős elhatározás és bizalom kell ahhoz, hogy a delegálás valóban működjön.
7. A delegálás sikerének kulcsa, hogy tudd elengedni a feladatokat
Az előző pontból egyenesen következik ez a lépés. Ha minden szükséges információt, anyagot, határidőt átadtál, akkor engedd el az adott feladatot! Bízz a kollégákban, a csapatodban, hiszen te alkalmaztad őket és nem véletlenül rájuk esett a választásod. Ha kérdéseik vannak, segítsd őket, de hagyd, hogy önállóan megoldják a feladatot.
8. Ellenőrizd az eredményt
Amikor elkészült az adott feladat, mindenképpen ellenőrizd és adj visszajelzést a csapatnak, kollégáknak az elvégzett munka minőségéről. Itt fontos saját magunk értékelése is. Jó feladatot delegáltam? Jól mértem fel a csapat tudását és hatékonyságát? Minden fontos kérdésre ilyenkor kell megkeresni a választ.
Sikeres delegálást kívánunk neked!
Ha neked is gondot okoz a marketing házon belül, akkor keress minket bátran és delegáld ki nekünk!
Források:
Keith Murnighan – Ne dolgozzunk mások helyett!
