A Trello használata

Mi ez és mire haszánljuk?

• Webes formában, appként desktopra és mobilra is elérhető projektmenedzsment rendszer.

   

• A Trello alkalmazást használjuk a jóváhagyási folyamat megkönnyítésére. Erre a platformra töltjük fel az elkészített tartalmakat. Ezekkel csak annyi dolgotok lesz, hogy ellenőrizzétek és áthúzzátok a megfelelő Táblába (mindjárt mondjuk, mi ez).

   

• Első kérésünk felétek az lesz, hogy jelöljetek ki egy “elsődleges kapcsolattartót”, aki majd nagy általánosságban figyeli a táblát, ellenőrzi az általunk elkészített anyagokat, azokat véleményezi és elfogadja, hogy időzíthessük.

• Ez a rendszer azért fontos, hogy minimalizáljuk a félreértéseket, például azt, hogy két ember azt hiszi, egy harmadik fogja jóváhagyni a feltöltött tartalmakat, de kiküszöbölhetők a szabadságon lévő kollégák miatti csúszások is.

A Trello felépítése

A Trello táblákból áll, a Chiro profilban pedig létre fogjuk hozni a ti vállalkozásotok nevére hallgató táblát. Ezt meg fogjuk osztani mindazokkal, akiknek valamilyen szerepe van a tartalomgyártási, -ellenőrzési, -elfogadási folyamatban.

A táblán listák szerepelnek majd, amelyeket egyértelműen nevezünk el (Jóváhagyásra vár, Módosításra vár, Jóváhagyott, Beidőzített stb. – természetesen ezek a tartalmakra vonatkoznak).

A listákra pedig kártyák rakhatók. Minden egyes tartalom (minden egyes poszt, minden egyes blog és így tovább) egy-egy külön kártyára kerül feltöltésre. A kártyák elnevezése is egészen konkrét, a tervezett közzétételi dátumot tartalmazza, illetve azt, hogy milyen felületre, milyen jellegű feladat került a kártyára.

Táblához hozzáférnek:

• Az Ügyfél oldalról:  az elsődleges kapcsolattartó, elsődleges jóváhagyó és további személyek, akiknek hasznos lehet a táblán történteket figyelemmel kísérni.
• A Chiro oldaláról: account, a tartalmaitokkal foglalkozó tartalomgyártó csapatunk

Regisztráció

A Trello felületére itt tudsz regisztrálni: https://trello.com/hu/signup

• Mivel a rendszer e-mail értesítéseket küld minden fontos történésről, így javasoljuk, hogy a céges e-mail címeddel regisztráljatok minden érintett fiókot.

   

• A fiók létrehozása után küldd el nekünk ezt az e-mail címet/ezeket az e-mail címeket, hogy felvehessünk a táblára.

   

• A jobb felső sarokban a monogramod vagy képed mellett a kis csengőre kattintva tudod kezelni az éresítési beállításaid. Az e-mail-es értesítések gyakoriságát kapcsold az „Azonnal” opcióra, így a rendszer azonnal küld majd e-mailt, amint valami változás történt a táblán.

A kártyák legfontosabb elemei

• Kártya megnevezése: itt látható, hogy milyen platformra, mikor, sőt milyen témában készült a poszttervezet.

   

• Leírás: Ide fogjuk feltölteni a tartalom szövegét, ha az közösségi média poszt.

   

• Megjegyzés rovat: Bármilyen kiegészítést, észrevételt, véleményt, módosítási kérést itt tudtok az adott anyaghoz velünk megosztani.

   

• Tagok: ide minden érintett személyt felveszünk mind a ti, mind a mi oldalunkról. A kártyához hozzáadott tagok értesítést fognak kapni arról, ha valami történik az adott kártyán vagy a táblán: pl. új anyagot adtunk hozzá, megjelöltünk, közeledik valamelyik kártya határideje vagy valaki hozzászólást fűzött hozzá éppen.

   

• Határidő: ezt nem mindig állítjuk be, de ha mégis, akkor általában a tartalom kikerülési dátumát adjuk meg. Ebben a részben be tudjuk állítani, hogy mikor küldjön határidő előtti emlékeztetőt a rendszer, pl. 2 órával előtte, 1 nappal előtte. Ez azért fontos, hogy biztosan elfogadjátok időben, és tudjuk a közzététel időpontját megfelelően tartani. Ha bármilyen különleges igényed van a határidőkkel kapcsolatban, akkor tudunk hozzád alkalmazkodni.

   

• Csatolmány: Ide töltjük fel a poszt kreatívját, a blogbejegyzést, illetve a hírlevél anyagát. Ezeket egy kattintással meg tudod nyitni, nem kell letöltened.

   

• Címke: használhatunk színes címkéket a tartalmak típusának megjelölésére vagy egyéb megkülönböztetésre.

Így néz ki egy Trello kártya belülről

Bár lehet elsőre soknak tűnik az “anyag”, de ne ijedj meg. Pillanatok alatt olyan természetesen fogod használni, hogy teljesen elfelejted, hogy valaha emaileztél. Ráadásul, ha felmerül bármilyen további kérdés a Trello használatával kapcsolatban, a Chiro accountod áll rendelkezésedre!